Povinnosti tajomníka v organizácii

Výkon akejkoľvek organizácie závisí od úsilia vynaloženého tajomníkmi. Povinnosti tajomníka zahŕňajú vykonávanie všeobecných základných, organizačných a riadnych kancelárskych povinností pre firmu, rôzne oddelenia a vedúcich pracovníkov. Pomáhajú pri riadení e front office a tiež pri vybavovaní administratívnych záležitostí. Povinnosti sekretárky si verejnosť väčšinou nevšíma. Zohrávajú však kľúčovú úlohu pri organizovaní a udržiavaní organizácie na správnej ceste

Vydávame sa za misiu ukázať dôležitosť sekretárok pri hladkom riadení organizácie a zvládaní iných organizačných úloh. Niektoré z predvedených rolí veľa ľudí nepozná. Ich úlohy siahajú ďalej než len na písanie poznámok a odpovedanie na telefón. Profesia prešla dlhú cestu, kým sa stala nevyhnutnou pre všetky operácie pri rozhodovaní v organizácii.

Povinnosti tajomníka

Práca sekretárky sa líši v závislosti od oblasti. Vykonávajú však podobné úlohy z oblasti medicíny, práva až po sekretárky spoločností. Zručnosti vysoko kompetentných tajomníkov sú v súčasnom odvetví veľmi žiadané. Často je plné nabitých pracovných plánov a krátkych termínov.

Prečítajte si tiež

Štrajk pracovníkov márnice v Ghane – dôvody a najnovšie správy

Príklady pozícií sekretárky

• tajomník
• Právny tajomník
• Výkonný tajomník
• tajomník (čiastočný úväzok)
• Recepčný

Aké sú sekretárske povinnosti?

Mnoho ľudí si často mýli rolu sekretárky s osobnou asistentkou. Teoreticky sú však úlohy osobného asistenta odlišné od úlohy sekretárky. Sekretárka vyžaduje silné zručnosti a kompetencie, na rozdiel od osobného asistenta. Tajomník vykonáva zložité úlohy, ktoré ovplyvňujú základnú činnosť organizácie.

Povinnosti sekretárky sa líšia v závislosti od odvetvia alebo zamestnávateľa. Profesia sa však navzájom spája kvôli podobnostiam v pracovných podmienkach. Sekretárky na rôznych pracoviskách vykonávajú rovnaké povinnosti a zodpovednosti. To ovplyvňuje činnosť organizácie. Tu sú niektoré štandardné a primárne povinnosti, ktoré vykonávajú sekretárky v rôznych pracovných prostrediach:

1. Recepcia

Pokiaľ ide o všeobecné kancelárske pozície, medzi povinnosti tajomníkov patrí poskytovanie pomoci novým pracovníkom a návštevníkom pri orientácii v organizácii. Niektoré z typických úloh zahŕňajú nasmerovanie návštevníkov na príslušné oddelenia a kancelárie. Prvý deň tiež ukazujú novým zamestnancom ich pracovné stanice. Vo všeobecnosti premietajú celkový obraz spoločnosti prostredníctvom ponuky svetovej triedy a profesionálneho prijatia návštevníkom kancelárie.

Prečítajte si tiež

Rozdiel medzi vedením a manažmentom

2. Podanie

Ďalšou primárnou úlohou sekretárky je správa spisov zákazníkov a pracovníkov. Tiež uchovávajú vytvorené záznamy, ktoré sú dôležité pre budúce použitie. V príklade nemocničného prostredia je úlohou sekretárky predkladať spis pacienta počas stretnutia so sestrou alebo lekárom. Uložia ho aj po uzavretí stretnutia. Umiestňujú súbory v abecednom poradí a používajú najnovší a najjednoduchší systém kartotéky na jednoduché ukladanie a rýchle vyhľadávanie.

3. Korešpondencia

Pokiaľ ide o kancelárske prostredie, sekretárky často spájajú prichádzajúce a odchádzajúce telefonáty a poštovú korešpondenciu. Vyberajú telefonáty od zákazníkov, klientov, obchodných partnerov. Pomáhajú tiež riešiť otázky zaslané klientmi alebo preposielajú klientov na ďalšie poradenstvo príslušnému oddeleniu. Pri oznamovaní informácií klientom konajú aj tak, že telefonujú v mene manažmentu.

Plánujú schôdzky a robia následné otázky. Písanie poznámok je základnou zručnosťou pre sekretárky, najmä od manažérov. Pripravujú tiež poznámky alebo listy a preverovanie e-mailov. Zápisnice píšu aj počas oficiálnych stretnutí.

4. Správa dokumentov

Dokumenty sú pre organizáciu rozhodujúce a za ich správu zodpovedá výlučne tajomník. A to prostredníctvom kopírovania dokumentov na odoslanie alebo internú distribúciu. Dokumenty musia byť tiež odfaxované z firmy klientom, potenciálnym obchodným partnerom alebo zákazníkom. Taktiež prijímajú prichádzajúce faxy, keď sú navádzaní na príslušné oddelenie.

Dokumenty tiež distribuujú zamestnancom a zákazníkom prostredníctvom rôznych formulárov, ako sú e-mail, Excel, Word a tabuľky. Sekretárky tiež korigujú a koncipujú e-maily pred ich odoslaním na príslušné kanály.

5. Všeobecné kancelárske úlohy

Pokiaľ ide o malé kancelárie, úlohy sekretárky sa môžu líšiť od vykonávania rutinných administratívnych úloh a iných súvisiacich úloh, ktoré pomáhajú pri práci iných. To zahŕňa prácu na plánovaní a preplánovaní schôdzok, ktoré boli pôvodne zrušené. Súčasťou je aj objednávanie kancelárskych potrieb, zapisovanie poznámok a príprava občerstvenia pre návštevníkov.

6. Podpora

Významnou úlohou sekretárky je poskytovanie podpory manažérovi alebo manažérom v rôznych oddeleniach organizácie. Aj keď sa pracovné stanice môžu líšiť, iné sú zložité alebo zaneprázdnené, aby každému manažérskemu tímu pridelili osobného tajomníka. Iné pracoviská vymenujú jedného tajomníka, ktorý bude obsluhovať niektorých vyšších manažérov iba s generálnym riaditeľom s osobným tajomníkom.

7. Vykonávanie každodenných úloh

Niektoré z podobných úloh, ktoré vykonávajú sekretárky, všetky súvisia s riadením informácií. Tajomník spravuje papierové a elektronické podateľne. Spracúvajú tiež poštové zásielky a prevádzkujú množstvo kancelárskych strojov, ako sú tlačiarne, faxy, počítače a zariadenia na videokonferencie. Na iných pracovných staniciach sú sekretárky zapojené do diktovania a tvorby správ a listov.

Iní tiež upravujú hrubé návrhy, ktoré napísali manažéri. Sekretárky musia mať vynikajúce gramatické a pravopisné schopnosti. Musia tiež písať rýchlo, presne a kvalifikovane, pokiaľ ide o služby zákazníkom. Musia mať technické znalosti na prácu s rôznymi počítačovými softvérovými programami, ktoré zahŕňajú databázy, tabuľky a grafiku.

Prečítajte si tiež

Kurzy, umiestnenie a kontakty Ghanského inštitútu špeditérov

Povinnosti a zodpovednosti tajomníka

Od tajomníka sa očakáva, že bude vykonávať nasledujúce povinnosti;

Pred schôdzami výboru

• Pridelenie miestnosti, kde sa má stretnutie uskutočniť
• Stretnutie s predsedom a dohodnutie všeobecného programu zasadnutia
• Zaslanie oznámenia členom výboru o mieste a čase konania schôdze a dohodnutom programe.
• Príprava všetkých dokumentov týkajúcich sa stretnutia aspoň týždeň pred samotným stretnutím. Dokumenty by mali obsahovať aj korešpondenciu z posledného stretnutia a zápisnicu, ktorá je záznamom z predchádzajúceho stretnutia.

Počas zasadnutí výboru

• Robiť si poznámky o ľuďoch prítomných na stretnutí. Berúc na vedomie aj ľudí, ktorí sa nezúčastnili, ale už skôr poslali ospravedlnenie.
• Rozosielanie a čítanie zápisnice z poslednej schôdze, pričom kladiete otázky týkajúce sa zápisnice a v prípade potreby zápisnicu meníte.
• Robte si poznámky o tom, čo hovoria účastníci stretnutia pri podávaní správ o okamžite vykonaných akciách. Berúc na vedomie aj rozhodnutia prijaté výborom.
• Podávanie správ komisii o každom z listov, ktoré napísal tajomník, a o všetkých prijatých odpovediach, aby bolo možné okamžite konať.

Prečítajte si tiež

Kontakty a úrady volebnej komisie Ghany

Po zasadnutiach výboru

• Spísanie formálnej zápisnice zo zaznamenaných poznámok zachytených počas schôdze včas pred vydaním na ďalšiu schôdzu výboru
• Napísanie a odoslanie ktoréhokoľvek z listov, o ktorých vybavenie už výbor požiadal.

Zostáva výhradnou zodpovednosťou tajomníka udržiavať najnovšie záznamy o nasledovnom;

• Mená, oficiálne adresy a telefónne čísla členov komisie
• Mená a adresy členov komunitného združenia
• Stretnutia, na ktorých sa zúčastnili členovia združení v príbuznej komunite
• Dôležitý kontakt na príslušných úradníkov.

Aké sú sekretárske povinnosti špecifické pre pracovnú pozíciu?

Rôznym tajomníkom v rôznych odvetviach sú pridelené rôzne povinnosti. Tu sú konkrétne povinnosti sekretárok, ktoré zapadajú do popisu práce.

Celková zodpovednosť tajomníka

• Zabezpečiť, aby schôdze výboru boli pre členov riadené primerane
• Zabezpečiť, aby ostatné stretnutia, ako je VZ a podujatia, boli tiež primerane riadené.
• Udržiavanie záznamov o členstve v súlade so súčasným systémom
• Monitorovanie akčných bodov členov komunity počas stretnutí.

Prečítajte si tiež

Ghanská národná služba: príspevok a plat 2020

Špecifické povinnosti tajomníka

• Plánovanie a príprava zasadnutí výboru a valného zhromaždenia s ostatnými a ich primerané prideľovanie. To zahŕňa plánovanie dátumov stretnutí, rozoslanie oznámenia o stretnutí, rezervácie miestností, zápisníc a iných relevantných dokumentov. Taktiež vypracovanie programu záverečnej schôdze v spolupráci s predsedom.
• Zabezpečenie ďalšej zápisnice na schôdze výboru. Najmä ak ide o uzavreté stretnutia.
• Presné zaznamenávanie rozhodnutí a činností v zápisniciach a správach z nadchádzajúcich zasadnutí výboru a pokroku v činnostiach s výsledkami a rozhodnutiami formulovanými počas stretnutí.
• Udržiavanie presných a presných aktuálnych záznamov o členstve. Okrem toho vystavovanie obnovy oznámení a zaznamenávanie členských poplatkov v spojení s pokladníkom.
• Vybavovanie korešpondencie písaním listov a e-mailov, ktoré boli dohodnuté na schôdzach výboru. Tiež zhrnutie korešpondencie a e-mailov, ktoré boli prijaté na ďalšie stretnutie, a vypracovanie príslušných odpovedí.
• Plánovanie akéhokoľvek súvisiaceho hlásenia, ktoré je potrebné vykonať. Toto je vrátane výročnej správy pre členov spoločenstva.

Prečítajte si tiež

Vysvetlené akcie Ghana Education Service

Celkové povinnosti

• Zabezpečenie dodržiavania požiadaviek Podnikového domu.
• Zabezpečiť, aby boli zasadnutia výboru riadené a primerane zaznamenané.
• Do aktuálneho stavu je potrebné aktualizovať aj zoznam konateľov domu spoločností
• Zabezpečiť, aby boli VZ a EHZ náležite navštevované a zaznamenané
• Udržiavanie aktuálnych členských záznamov
• Zabezpečiť, aby sa ročné výnosy zhodovali s regulačnými orgánmi v správnom formáte.

Existuje veľa pracovných príležitostí pre sekretárky v rôznych odvetviach hospodárstva. Niektorí z najväčších zamestnávateľov tajomníkov sú zahrnutí v nasledujúcich sektoroch;

• Sociálna pomoc
• Zdravotná starostlivosť
• Vzdelávanie
• Profesionálne pracovné stanice
• Náboženské organizácie
• Vláda a občianske spoločnosti
• Vedecké a technické služby

Zručnosti a kľúčové kompetencie tajomníkov

1. Záväzok k profesionálnemu rastu

Sekretárky musia pochopiť, že táto profesia sa neustále vyvíja, a preto si musia neustále aktualizovať svoje zručnosti. Zamestnávatelia sú od nich závislí, aby prostredníctvom svojich zručností neustále zlepšovali efektivitu kancelárie na pracovisku. Sekretárky môžu zapôsobiť na zamestnávateľov predĺžením ich školenia a hľadaním ďalších príležitostí na rozšírenie svojich súčasných zručností. To pokračuje v raste ich profesionálnych hodnôt, ktoré súvisia so zručnosťami v ich životopise.

Prečítajte si tiež

Formulár mesačnej správy NSS za službu za rok 2018

2. Vynikajúce komunikačné schopnosti

Sekretárky trávia väčšinu času na telefóne, e-mailoch, správach, listoch a na recepcii. Z toho vyplýva využitie prvého dojmu pri zvolávaní myšlienok a hodnôt celej organizácie. Pokračujúci obchodný rast závisí od toho, ako sa zaobchádza s klientmi, partnermi a zákazníkmi. Sekretárky by mali počúvať klientov, riadiť sa pokynmi a podávať spätnú väzbu. Musí existovať stres z verbálnych a organizačných komunikačných zručností, ktoré vás odlišujú od ostatných uchádzačov.

3. Otvorenosť k tímovej práci

Tajomníci by mali byť otvorení tímovej práci s inými oddeleniami, aby sa zabezpečilo dosiahnutie cieľov organizácie. To znamená, že by sa mali uplatňovať inovácie, spolupráca a tvrdá práca. Mali by prevziať iniciatívu, aby zabezpečili zlepšenie efektívnosti pracoviska.

PREČÍTAJTE SI TIEŽ : Boli identifikovaní traja ďalší top manažéri za Menzgoldom

Prečítajte si tiež

Tipy na stiahnutie hodnotiaceho formulára NSS 2018

Okrem vyššie uvedených zručností musia mať sekretárky aj interpersonálne zručnosti, multitasking a pozornosť na detaily. Keďže ide o dosť stresujúcu prácu, mali by mať aj zručnosti na zvládanie stresu z veľkého vkladu práce. Povinnosti tajomníka sa môžu rozšíriť a líšiť sa od rôznych odvetví. Hodnota tajomníkov neustále rastie, čím sa vytvára viac príležitostí.

V prípade, že ste nadšení z perspektívy práce na recepcii, buďte pripravení zvýšiť vplyv na fungovanie organizácie. Nezabudnite sa tiež naučiť povinnosti tajomníka v organizácii. Je potrebné zvýšiť kvalifikáciu, aby ste sa odlíšili od ostatných tajomníkov. Ak chcete získať viac zručností a kompetencií v sekretárskej profesii, odporúčame vám prihlásiť sa do rôznych kurzov Administratíva a Sekretárka.

PREČÍTAJTE SI TIEŽ:

• Nana Addo menuje výkonného tajomníka na dôležitom tlačovom brífingu
• Zoznam nábytkárskych spoločností v Ghane 2018